JOBS & CAPPUCCINO – Je vertrouwde partner in Office en Facility Recruitment
Dit is de privacyverklaring van JOBS & CAPPUCCINO (hierna: “wij”, “ons” of “het bedrijf”). Wij zijn gevestigd te Kerkevelden 5, 2560 Nijlen en ingeschreven als eenmanszaak in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) met ondernemingsnummer 0771.684.587.
Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit betekent dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarom. Wij zijn een recruitmentbureau dat zich richt op werving en selectie (search & selection) en verlenen daarnaast ook HR freelance consultancy diensten. Wij treden niet op als uitzendbureau (interim).
Mocht je vragen hebben over deze verklaring, neem dan contact met ons op via ellen@jobsandcappuccino.com of via + 32 (0)498 43 45 52.
1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van jouw relatie met ons (bezoeker website, kandidaat, freelance consultant of zakelijke klant), verwerken wij verschillende soorten persoonsgegevens.
1.1 Bezoekers website
Wanneer je onze website bezoekt, verwerken wij:
- Elektronische identificatiegegevens: IP-adres, browsertype, browsertaal, geografische locatie (ruw) en het besturingssysteem van je apparaat.
- Surfgedrag: Hoe je op onze website terecht bent gekomen, welke pagina’s je bezoekt, hoe lang je daar blijft en op welke links je klikt (verzameld via functionele en analytische cookies).
- Formuliergegevens: Gegevens die je zelf achterlaat wanneer je een contactformulier of nieuwsbriefaanmelding invult (zoals naam en e-mailadres).
1.2 Kandidaten (Werving & Selectie)
Als je bij ons solliciteert of wordt opgenomen in onze database voor vaste functies bij onze opdrachtgevers, verwerken wij:
- Identificatie- en contactgegevens: Naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.
- Professionele gegevens: Curriculum vitae (cv), motivatiebrief, opleidingen, vaardigheden, talenkennis en loopbaanhistoriek.
- Evaluatiegegevens: Gespreksaantekeningen genomen tijdens screening, feedback van de opdrachtgever en (indien van toepassing) resultaten van testen of assessments.
- Publieke gegevens: Informatie die je zelf publiek hebt gemaakt op zakelijke netwerken, zoals LinkedIn.
1.3 Freelance HR Consultants
Als je via ons als zelfstandig HR-professional wordt ingezet bij projecten, verwerken wij:
- Bovengenoemde kandidaat-gegevens.
- Zakelijke gegevens: Bedrijfsnaam, btw-nummer, bankrekeningnummer, tariefafspraken en kopie van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
1.4 Zakelijke Klanten (Opdrachtgevers)
Van onze zakelijke contacten verwerken wij:
- Naam, functie, zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer van de contactpersonen.
- Bedrijfsgegevens (adres, btw-nummer, facturatiegegevens).
2. Waarom en op basis waarvan verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend voor de volgende doelen en op basis van deze wettelijke grondslagen:
- Uitvoering van de overeenkomst / precontractuele maatregelen: Om jouw profiel te matchen met vacatures van onze opdrachtgevers, je voor te stellen voor wervingsopdrachten of om een freelance-overeenkomst met jou voor te bereiden.
- Toestemming: Voor het opnemen en bewaren van jouw gegevens in onze talentpool (wervingsreserve) om je in de toekomst te benaderen voor nieuwe opportuniteiten.
- Gerechtvaardigd belang: Om onze commerciële relaties met klanten te onderhouden, marketingberichten te sturen naar zakelijke contacten, of om onze diensten te verbeteren.
- Wettelijke verplichting: Om te voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen (bijvoorbeeld bij facturatie aan freelancers of klanten).
3. Delen we jouw gegevens met derden?
Ja, maar uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening:
- Opdrachtgevers: Wij delen jouw cv en selectierapporten uitsluitend met potentiële werkgevers na jouw uitdrukkelijke goedkeuring. We sturen nooit zomaar gegevens door.
- IT-leveranciers: Onze softwarepartners (zoals het recruitmentsysteem of de e-mailprovider) verwerken data in onze opdracht. Met hen zijn strikte verwerkersovereenkomsten gesloten.
- Overheidsinstanties: Enkel indien we hiertoe wettelijk verplicht zijn.
Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Jouw gegevens worden in de regel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opgeslagen.
4. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:
- Kandidaten (Lopende procedure): Indien je solliciteert voor een specifieke vacature, bewaren we je gegevens tot maximaal 12 weken na het afronden van de procedure, tenzij je toestemming geeft om langer in onze database te blijven.
- Kandidaten (Talentpool): Met jouw toestemming bewaren we je cv en gegevens gedurende 2 jaar om je te kunnen contacteren voor toekomstige vacatures. Voor het verstrijken van deze termijn kunnen we je vragen of je deze wilt verlengen.
- Freelancers en Klanten: Contractuele en boekhoudkundige documenten (zoals facturen en overeenkomsten) worden wettelijk 7 jaar bewaard (Belgische fiscale termijn).
5. Wat zijn jouw rechten?
Onder de AVG (GDPR) heb je als betrokkene sterke rechten. Je kunt deze kosteloos uitoefenen door een e-mail te sturen naar ons contactadres: ellen@jobsandcappuccino.com.
- Recht op inzage: Je mag opvragen welke gegevens wij van jou hebben.
- Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
- Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”): Je kunt vragen om jouw gegevens volledig te wissen.
- Recht op beperking: Je kunt vragen om de verwerking van je gegevens tijdelijk te pauzeren.
- Recht op overdraagbaarheid: Je kunt vragen om jouw digitale gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen.
- Recht om je toestemming in te trekken: Heb je toestemming gegeven om in de talentpool te staan? Dan kun je deze op ieder moment direct intrekken.
6. Beveiliging
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus. We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen (zoals encryptie, beveiligde servers en strikte toegangscontroles) om misbruik, verlies of onbevoegde toegang te voorkomen.
7. Cookies
Op onze website gebruiken wij cookies. Sommige zijn essentiële cookies die nodig zijn om de website naar behoren te laten werken. Andere zijn optioneel en kan je steeds uitzetten. Om de gebruikte cookies en soortgelijke technologieën (trackingpixels, web beacons, enz.) en de bijbehorende toestemmingen te beheren, gebruiken wij de toestemmingstool “Real Cookie Banner”. Details over hoe “Real Cookie Banner” werkt, vind je op https://devowl.io/rcb/data-processing/.
De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in deze context is Art. 6c AVG en Art. 6, lid 1f AVG. Ons rechtmatig belang is het beheer van de gebruikte cookies en soortgelijke technologieën en de bijbehorende toestemmingen.
Het verstrekken van persoonsgegevens is niet contractueel verplicht en ook niet noodzakelijk voor het sluiten van een contract. Je bent niet verplicht om de persoonsgegevens te verstrekken. Als je de persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen we je toestemmingen niet beheren.
8. Klachten
Ben je van mening dat wij niet correct omgaan met je persoonsgegevens? Neem dan altijd eerst contact met ons op via ellen@jobsandcappuccino.com. Je hebt daarnaast ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische privacytoezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Laatste update: 2 september 2026
CONTACT
Ellen Van Den Bergh